Daten: Damit wird jede Information bezeichnet, die ein Computer verarbeiten und speichern kann: Texte, Bilder, Programmteile ...
Datei: Eine Menge von Daten, die unter einem gemeinsamen Namen gespeichert sind, etwa buch.doc (Textdatei), ferien.jpg (Bilddatei), move.exe (Programmdatei) ...
Die Bemühungen um das papierlose Büro waren bisher noch nicht erfolgreich. Der Unterricht ohne Papier d.h. ohne Arbeitsblätter und Mitschreiben ist zwar möglich (interaktives Whiteboard, Notebook, stick, CD-ROM mit Arbeitsblättern, Internetseite des Lehrers, digitale Kamera, ...), wird aber aus guten Gründen nicht angestrebt.
Die Lehrerin oder der Lehrer benutzen deshalb eine Kombination von „Papier“ und EDV und bewahren im Arbeitszimmer Wissen und Information in einer Fülle von Materialformen auf:
- Bücher, Fachzeitschriften, ausgeschnittene Zeitungsartikel, Zeitschriftenseiten
- Arbeitsblätter, Overheadfolien, ausgearbeitete Unterrichtsvorbereitungen
- Dias, Bilder und Lernprogramme auf CD-ROM
- Texte und Abbildungen auf der Festplatte von PC und Notebook, stick, CD-ROM
- Kleinere Modelle, Präparate, ...
Obwohl manches doppelt und dreifach (Artikel in einer Fachzeitschrift, daraus entwickeltes Arbeitsblatt im PC und Ausdruck als Kopiervorlage für den Klassensatz) vorhanden ist, ist manchmal mühsames und langwieriges Suchen nötig.
Es ist ein Ablage- und Ordnungssystem unentbehrlich, das einen direkten Zugriff auf alle Unterlagen und Materialien erlaubt. Es wird hier ein vernetztes System vorgestellt, das sich sehr bewährt hat. Einzelne Ordnungsprinzipien sind selbstverständlich, seine Leistungsfähigkeit entsteht durch die Verknüpfung.
Grundlagen sind ein numerisches bzw. chronologisches Ordnungssystems aller „Papiere“ und eine elektronische Datenbank, in der die „Papiere“ abgespeichert sind. In der Praxis bedeutet das, dass alle Unterlagen in nummerierten Mappen und alle Fachzeitschriften chronologisch abgelegt werden.
Obwohl man am Anfang seiner Laufbahn die Mappen auch gut nach Klassenstufen und/oder Unterrichtsthemen ordnen und finden kann, ist dringend davon abzuraten.
1. Mappen (ohne Nummer) Die Farbe kann für eine Klassenstufe stehen, der Post-it Aufkleber kann leicht ausgewechselt werden. Die Klassenmappen enthalten Bild der Klasse, Sitzplan, Notenunterlagen und wechselnde Unterlagen aus den Aufbewahrungsmappen für den täglichen Unterricht. |
2. Aufbewahrungsmappen (fortlaufend nummeriert) Aktendeckel, Schnellhefter, Klemmmappen usw., die man nach der Kanzleimethode durchnummerieren könnte, stapeln sich unsicher, der Zugriff auf die einzelne Mappe ist umständlich, kleinere Unterlagen rutschen leicht aus der Mappe, CD-ROMs sind schlecht abzulegen. |
Empfehlenswert sind Hängeregistermappen, in denen alles abgelegt werden kann: Arbeitsblätter, Folien, Unterrichtsvorbereitungen, einzelne Dias, andere Abbildungen, ausgeschnittene Zeitungsartikel, Zeitschriftenseiten, einzelne CD-ROMs in Papierhülle, ... |
In der einzelnen Mappe sollte eine feste Ordnung eingehalten werden: In der Mitte Arbeitsblätter in einer Klarsichtfolie, die auch noch Unterrichtsvorbereitungen und Folien enthalten kann. Der Rand mit den Lochungen zum Abheften zeigt nach oben und überragt die anderen Unterlagen - dadurch ist ein schneller Zugriff möglich und die Mappe wird geteilt. Hinter der Klarsichtfolie legt man Notizen, Nachbereitungen, fakultative Überlegungen usw. ab, nach vorne legt man Zeitungsausschnitte und einzelne Zeitschriftenartikel ab. Es ergibt sich automatisch eine chronologische Anordnung. Ganz vorne in der Mappe liegen einzelne Dias und CD-ROMs.
Das System hat den Vorteil, dass es beliebig erweitert werden kann; es ist nicht ohne Grund ein bewährtes Bürosystem.
Wenn einzelne Mappen „überlaufen“ oder wenn von Anfang an eine große Materialfülle (z.B. Karten) abzusehen ist, kann man Material in Schubladen lagern.
3. Fachzeitschriften
Fachzeitschriften kann man in Stehsammlern aufbewahren oder einfach im Regal stapeln. Das einfache Stapeln ist preiswerter und hat außerdem zwei wichtige Vorteile:
| - | Entnommene Hefte sind leicht zu überblicken und auch wieder einzuordnen, wenn man den Stapel bei dem Herausnehmen leicht verschiebt |
| - | Falls man schon einige Jahrgänge von Fachzeitschriften besitzt, so hat man hier ein weiteres gut geeignetes Ablagesystem - |
Einzelne Zeitungsausschnitte und Artikel, für die es (noch) keine eigene Mappe gibt, kann man in der Fachzeitschrift unter einem geeigneten Beitrag ablegen.
4. Datenbank
Wer noch mit Kartei- oder Lochkarten gearbeitet hat, wird eine Datenbank mit Volltextsuche besonders schätzen.
Es gibt eine Maske für Mappen und eine für Fachzeitschriften und Bücher. Die Eingabe eines oder mehrer Schlagwörter führt sofort zum Ergebnis - die numerische / chronologische Aufbewahrung zum sofortigen Auffinden.
Die Volltextsuche erlaubt auch am Monitor in einzelnen Heften „zu blättern“.
Es ist auch möglich ganz auf eine Maske zu verzichten und reinen Text einzugeben.
5. Bücher und CD-ROMs
Eigene Bücher und CD-ROMs werden nicht in die Datenbank eingegeben, weil das zu einer starren Anordnung im Bücherregal führt; das ständige Anwachsen der Bestände verlangt aber Flexibilität.
Sie werden nach großen Themen (Säugetiere, Vögel, ... , Entwicklung, Evolution, ... ) auf den Regalen angeordnet; die CD-ROMs (in Plastikhüllen) werden an entsprechender Stelle einsortiert.
Ausgeliehene Bücher werden in die Datenbank mit „Standort“ (Person, Bibliothekssignatur) eingegeben; das erleichtert ein nochmaliges Ausleihen sehr.
6. Dias
Folien sind in den Mappen abgelegt, Einzeldias auch.
Die Bedeutung von Dias geht in dem Maße zurück, wie der Einsatz von Notebooks mit Beamern zunimmt.
Dias lassen sich schnell finden, wenn man sie in Sichtschubladen einsortiert
oder in dafür vorgesehnen Kästen zusammenfasst.
7. Festplatte(n)
Falls man kein perfektes System der Daten- oder Dateistrukturen hat, sucht man oft auf seinen Datenträgern nach einem bestimmten Dokument.
Falls man das Dokument ausgedruckt hat und man es sich angewöhnt hat, jedes mit dem Dateinamen zu versehen, so kann man es über die Ablage finden.
Sonst bleibt vorerst nur übrig, auf die (nahe) Zukunft und die Desktop - Suchmaschinen zu hoffen.
September 2005
© B.Bossert
